2012年跟單員考試復(fù)習(xí)資料跟單員的工作界定二
來(lái)源：中大網(wǎng)校發(fā)布時(shí)間：2012-11-12
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跟單員工作的管理性：有句話(huà)說(shuō)，如果要想學(xué)管理，最好的方法就是從跟單員開(kāi)始。毫不夸張的講：“在一個(gè)工廠(chǎng)里，相對(duì)而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，惟跟單員工作是計(jì)劃性、管理性的。一個(gè)工廠(chǎng)所有的工作都是以客戶(hù)和訂單為中心去展開(kāi)，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當(dāng)然就沒(méi)有誰(shuí)比他更抽象、更有管理性了！！”
跟單員這個(gè)崗位是對(duì)傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務(wù)部，也可能掛在總經(jīng)理室或廠(chǎng)長(zhǎng)室，但它的工作卻是跨部門(mén)的，它似乎要去“指揮”很多部門(mén)。于是它不只是對(duì)傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時(shí)更是對(duì)傳統(tǒng)“官本位”組織作風(fēng)的一種超越。可以不必夸張的說(shuō)：自從有了跟單員這個(gè)崗位，中國(guó)企業(yè)的管理似乎也上了一個(gè)新的臺(tái)階。
我們所得出的結(jié)論是：跟單員工作是一項(xiàng)很鍛煉人的工作。我們可以這樣對(duì)世人講：“要做老板，先做業(yè)務(wù)員；要做總經(jīng)理，先做跟單員。”如果要學(xué)管理，最好的方法就是從跟單員開(kāi)始。
企業(yè)千變?nèi)f化，企業(yè)管理博大精深，可是，具體工作中的道理，卻是一樣的！
跟單員之工作如以訂單為線(xiàn)索的話(huà)，主要工作包括接到客戶(hù)訂單后，與客戶(hù)商討開(kāi)出《形式發(fā)票》資料，訂單確認(rèn)后根據(jù)客戶(hù)訂貨要求或來(lái)樣制作《生產(chǎn)通知單》、《材料耗用表》等分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，結(jié)合倉(cāng)庫(kù)存量協(xié)助采購(gòu)訂購(gòu)物料，生產(chǎn)中跟蹤是否按客戶(hù)要求生產(chǎn)，產(chǎn)品生產(chǎn)將要結(jié)束時(shí)同船務(wù)公司或貨貸外貿(mào)公司聯(lián)系出貨事宜，工廠(chǎng)出貨。
接單： 客戶(hù)落單方式主要有電話(huà)（口頭）、傳真、E-mail三種方式。有的公司要求必須有客戶(hù)公司蓋章、負(fù)責(zé)人簽名的傳真件，出貨前必須收到原件或船頭版。
一旦收到客戶(hù)的訂單，首先應(yīng)審單。確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨期、交貨方式、單價(jià)條款、付款方式、包裝要求。
產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格、數(shù)量的審查： 客戶(hù)傳真到廠(chǎng)的訂單很多時(shí)候是英文的或只有一些產(chǎn)品代碼，這時(shí)要對(duì)應(yīng)客戶(hù)相關(guān)資料冊(cè)，查出產(chǎn)品的中文名稱(chēng)及規(guī)格。如為客戶(hù)從未下過(guò)的產(chǎn)品，經(jīng)翻譯描述后確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng)，最好登記入對(duì)應(yīng)客戶(hù)資料冊(cè)，以便第二次下單時(shí)有資料可查。
單價(jià)、金額的審查： 客戶(hù)下單時(shí)，有時(shí)會(huì)把單價(jià)標(biāo)出，這時(shí)，要把工廠(chǎng)單價(jià)表拿出，對(duì)應(yīng)單價(jià)條款，查看客戶(hù)單價(jià)打印是否有誤，同時(shí)復(fù)核金額有沒(méi)有錯(cuò)；如客戶(hù)下單時(shí)未標(biāo)出單價(jià)，就應(yīng)該拿出工廠(chǎng)單價(jià)表，查出對(duì)應(yīng)單價(jià)，計(jì)算出金額。如果是新客戶(hù)下單，應(yīng)查以前給此客戶(hù)的報(bào)價(jià)。
交貨期的審查： 客戶(hù)下單一般有規(guī)格，有具體交貨期的要求，但是有時(shí)也未規(guī)定并貨期的時(shí)候。無(wú)論客戶(hù)是否有規(guī)定交貨期，均應(yīng)根據(jù)訂單數(shù)量的多少，材料采購(gòu)進(jìn)倉(cāng)的狀況，現(xiàn)有生產(chǎn)部的生產(chǎn)排程，再結(jié)合客戶(hù)的交貨期要求，報(bào)一個(gè)實(shí)際的工廠(chǎng)交貨期給客戶(hù)。對(duì)于急單，能插單則插單，不能插單者，與客戶(hù)解釋協(xié)商確定交貨期。
付款方式的審查： 審查的內(nèi)容主要為看客戶(hù)的付款方式是否為本廠(chǎng)可以接受的方式。因?yàn)楣S(chǎng)上層領(lǐng)導(dǎo)很多時(shí)候都規(guī)定有些付款方式不接受。所以，每接到工廠(chǎng)不能接受的付款方式，應(yīng)電話(huà)或傳真告知客戶(hù)這一付款方式是工廠(chǎng)不能接受的，請(qǐng)修改為工廠(chǎng)可以接受的其它付款方式。對(duì)工廠(chǎng)來(lái)說(shuō)，最有利的方式就是信用證。
單價(jià)條款的審查： 主要審查訂單的單價(jià)是否為對(duì)應(yīng)單價(jià)條款。因?yàn)楣S(chǎng)的單價(jià)表中可能有CNF價(jià)、FOB價(jià)、CM工廠(chǎng)交貨價(jià)。不同的單價(jià)條款對(duì)應(yīng)不同的單價(jià)。千萬(wàn)不能混用，比如把工廠(chǎng)價(jià)當(dāng)做CNF價(jià)或其它價(jià)來(lái)用。
包裝要求的審查： 審查客戶(hù)的包裝要求工廠(chǎng)是否能夠滿(mǎn)足，客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全，有無(wú)明顯錯(cuò)誤�？蛻�(hù)的包裝資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標(biāo)簽、包裝說(shuō)明書(shū)。內(nèi)包裝主要有白盒包裝、彩盒包裝、吸塑包裝、折裝等；外包裝主要是印刷嘜頭；標(biāo)簽主要是看客戶(hù)規(guī)定哪些地方需貼標(biāo)簽，印刷要求是什么。最麻煩的是內(nèi)包裝的彩盒包裝和吸塑包裝。當(dāng)然，如果彩盒客戶(hù)提供菲林，工廠(chǎng)只負(fù)責(zé)印刷，那還比較簡(jiǎn)單一點(diǎn)，但也要審查菲林尺寸，做出彩盒能否裝下產(chǎn)品。很多時(shí)候，客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品的了解不夠工廠(chǎng)那么清楚，會(huì)弄錯(cuò)尺寸，該修改的要修改。吸塑包裝主要存在一個(gè)開(kāi)吸塑模的問(wèn)題。
交貨方式的審查： 交貨方式主要有空運(yùn)、海運(yùn)、陸運(yùn)、郵寄。如果是量少又較急的貨物，采用空運(yùn)；如果貨多而不急，一般采用海運(yùn)。幾種方式中海運(yùn)的費(fèi)用相對(duì)較便宜；如果出貨到香港，可以采用陸運(yùn)。所以在接到訂單時(shí)，首先要看是費(fèi)用是由誰(shuí)支付，客戶(hù)支付的話(huà)，由客戶(hù)決定采用何種交貨方式；如果由工廠(chǎng)承擔(dān)運(yùn)費(fèi)，盡量采用海運(yùn)。如果產(chǎn)品單價(jià)所含運(yùn)費(fèi)只是海運(yùn)費(fèi)，而客戶(hù)要求空運(yùn)時(shí)，廠(chǎng)方可以要求客戶(hù)承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。
