外貿(mào)跟單員工作流程
來源：中大網(wǎng)校發(fā)布時間：2012-11-09
跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：
�。�1） 接單
�。�2） 跟進(jìn)生產(chǎn)
�。�3） 催審單證
�。�4） 出貨跟蹤
（5） 制單結(jié)匯
一。接單的形式：在出口貿(mào)易中，最常見的是：
�。�1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
�。�2） 確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。
而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。
還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。
要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。
1.接單的程序： 詢盤，發(fā)盤，還盤，接受等環(huán)節(jié)。
�。�1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。
�。�2）發(fā)盤：（OFFER）又叫報價。是賣方向買方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。
�。�3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。
�。�4）拒絕還盤 （Decline counter-offer）
�。�5）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。
2.審單：即審核合同
2.1.審單內(nèi)容：
產(chǎn)品名稱、規(guī)格
質(zhì)量
數(shù)量
單價、總額
價格條款
付款方式
包裝要求
交貨期
交貨方式
2.2.審單方法：
�。�1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時產(chǎn)品代碼/型號是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號同時也代表了規(guī)格。
�。�2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。
�。�3） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2.5%，有的認(rèn)為是5%.按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。
�。�4）單價，總額的審查：
1、客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？
2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）
�。�5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：
FOB （free on board， …named port of shipment）船上交貨價（指定裝運(yùn)港的價格條件）
CIF （cost， insurance and freight， …named port of destination） 成本+保險費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指定目的港）價格。
FCA （free carrier） （用于空運(yùn)）by air
�。�6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1. 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？
2. 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？
3. 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽 hangtag， price tag ，說明書， 嘜頭 shipping mark）
�。�8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達(dá)。
�。�9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。
注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報的價是連同海運(yùn)價，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。
關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1. 寄目錄，樣本：
2. 準(zhǔn)備樣品。
�。�1） 工廠現(xiàn)有的款式
�。�2） 新款
�。�3） 客戶來樣。
要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。
作為跟單員，我們要做到：
A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動進(jìn)行宣傳。
B： 新品的成本，價格要進(jìn)行核算。
C： 新品的制作要留有實樣。
D： 客戶的來樣要保存好原樣。
形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。
為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。
簽訂合同后跟單的主要程序：
以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，（報關(guān)，報驗，裝船），制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：
備貨及生產(chǎn)跟單
催審單證
訂倉裝船
制單結(jié)匯
二、生產(chǎn)跟單
產(chǎn)前批辦：準(zhǔn)備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產(chǎn)前樣辦等給客人批，OK后開始生產(chǎn)大貨
2. 生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤（進(jìn)度跟蹤表，訂單號，交貨日期，生產(chǎn)進(jìn)度，問題解決）
3. 安排QC驗貨 （中期驗貨，走貨前驗貨）
4. 準(zhǔn)備出貨
三、催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C.對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。
改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。
四、訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。
按CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。
首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。
A. 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20‘ （29 – 30立方/17.5噸） 40’ （ 58 – 61 立方/22.5噸）， 40‘H （68 –71立方/27.5噸）
B.制作裝箱單：裝箱單應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C.跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。
按FOB成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即可
五、制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。
B.結(jié)匯：如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。
生產(chǎn)企業(yè)跟單（工廠跟單）
生產(chǎn)過程跟單的流程：
1、下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。
2、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？
3、制定生產(chǎn)計劃。
4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度
跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6. 有關(guān)訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的（或增加，或減少），有包裝上的，有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，如果是通用的，問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)。
